La productividad es uno de los conceptos más usados en los últimos tiempos, ya sea por las empresas o por las personas. ¿Cómo hacer conseguir hacer más con menos? ¿cómo conseguir motivación para hacer una tarea? Esas son varias de las preguntas que más nos hacemos en nuestro día a día. En busca de alguna respuesta os doy algunas de las metodologías de productividad que más se están usando en la actualidad.
David Allen es inclasificable. Cuenta que ha tenido 35 trabajos diferentes antes de cumplir los 35 años con profesiones de lo más diferentes: mago, instructor de karate, camarero…, pero sobre todo David Allen es uno de los mayores gurús de la productividad.
En 2001 dio a luz al método Getting Things Done, más conocido como método GTD, con un libro que forma parte de cualquier persona interesada en incrementar su productividad: ‘Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity
La principal obsesión de David Allen es organizar todo aquello que debes hacer de la manera idónea para que en tu mente tengas la menor presión por recordar posible. Esa es la clave de una de las metodologías de productividad más conocidas. Pero, ¿cómo lo hace?
El GTD ha sido una de las métodos de productividad más extendidos, sin embargo, hay quien piensa que es bastante mejorable. Uno de ellos fue Leo Babauta que inventó el ZTD, una versión modificada del sistema de David Allen.
Babauta a partir de su blog Zenhabits estableció nuevas formas de conseguir una mayor productividad y que quedaron reflejadas en un documento que os enlazo aquí en español: El Sistema de Organización ZTD (Zen to Done).
Mark Foster le dio una vuelta de tuerca más a las metodologías de productividad eliminando el factor importancia de la ecuación. Para no perder tiempo en ordenar por prioridades el autor se basó simplemente en la importancia del hacer.
Para ello los proyectos no se reparten en bandejas ni cosas por el estilo, un cuaderno y un bolígrafo es suficiente. Una lista de una sola página con tareas a hacer es suficiente para ponerse a trabajar.
El Autofocus toma como base la premisa humana de que si nos dan a elegir hacemos siempre la tarea más sencilla y la utiliza para hacer un sistema para que nos sirva acabar haciendo todas las tareas preestablecidas.
Para más información lo explica a la perfección Ruben Alzola en su blog: Marca la diferencia.
Posiblemente la técnica más sencilla y a la vez más exigente sea la desarrollada por el italiano Francesco Cirillo en los años 80 y conocida como La Técnica Pomodoro. El libro «The Pomodoro Technique» dio nombre a esta metolodogía de productividad basada en los tiempos culinarios.
¿Podemos hacer algo intensamente durante 25 minutos? En eso parece estar basada esta técnica de activación creada por Cirillo que nos hace trabajar con alarmas o «pomodoros«, unos relojes de cocina que sirven para calcular la espera mientras se cocina algún alimento.
Como podemos observar la técnica Pomodoro juega con el efecto Zeigarnik y la necesidad humana de acabar las tareas que ya ha comenzado.
El mundo de la empresa en Japón ha dado mucho material para las metodologías de productividad. No es para nada aleatorio que la economía nipona sea una de las más potentes del mundo desde los años 50 y con la ayuda de Estados Unidos se desarrolló lo que ya viene siendo un filosofía de vida: la cultura Kaizen.
Tras la Segunda Guerra Mundial la ocupación de los estadounidenses del país asiático provocó que chocaran dos mentalidades dando lugar a este nuevo concepto. Se unió el trabajo estadístico y de control de los occidentales con la filosofía de superación japonesa para dar lugar a ese nuevo término llamado Kaizen y que vendría a traducirse como el concepto de la «mejora contínua«.
Una filosofía de vida que nos dice que cada día tenemos que mejorar al menos un 1%.
Con esa filosofía es fácil de entender porque el Sistema Just in Time triunfó en Japón en los años 70. La premisa no podía ser más sencilla:
Producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan»
Y derivado de ese modelo de producción japonés nació el Método Kanban. Otra de las metodologías de productividad más utilizadas a nivel mundial y que solo necesita de un tablero y unas tarjetas para ponerlo en marcha.
¿Has soñado alguna vez con aprender algo nuevo que te cambie la vida? Si es así te animo a leer o ver las conferencias de Tim Ferriss, un hombre que ha sido capaz de aprender a bailar tango, a nadar como un profesional o atreverse con cualquier idioma en cuestión de muy pocos meses. Por supuesto, su manera de trabajar no podía faltar entre las metodologías de productividad más destacadas.
Tim Ferriss no muestra en su libro ‘La Semana Laboral De 4 Horas
Teniendo eso en cuenta Tim Ferriss nos anima a eliminar todo lo que nos sobra de nuestras tareas para tener más tiempo, energía, dinero y otros recursos disponibles y a partir de ahí utilizar sus claves para una mayor productividad: La combinación entre el Principio de Pareto y la Ley de Parkinson.
PRINCIPIO DE PARETO. El sociólogo Vilfredo Pareto se dio cuenta que en Italia el 20% de la población acaparaba el 80% del capital monetario del país, esa regla del 80/20 también servía para cosas como el tiempo y el dinero ya que en cuanto a trabajo se refería el 80% de nuestros ingresos estaban realizados en el 20% de nuestro tiempo activo. Tim Ferriss explicó en su libro anteriormente citado que la eliminación de ese 80% de tiempo restante solo nos provocaría una pérdida de un 20% de nuestro capital, por lo que sería rentable ganar todo ese tiempo libre.
LEY DE PARKINSON. El historiador Cyril Northcote Parkinson nos advirtió que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización». Sabiendo eso Tim Ferriss nos recomienda que para ser más productivos reduzcamos al mínimo posible el tiempo para hacer cada tarea y así aumentar nuestra productividad.
Con esta combinación entre el Principio de Pareto y la Ley de Parkinson se establece una de las metodologías de productividad más efectivas. Tim Ferriss nos hace que eliminemos trabajo y el tiempo para realizarlo para tener una productividad superior. A él le ha servido con creces.
Jerry Seinfeld es uno de los humoristas más prolíficos de las últimas décadas y no lo es por casualidad ya que su ética de trabajo es excepcional. En más de una entrevista ha reconocido que él siempre está activado pensando en qué le puede servir para su repertorio, pero además tiene un plan de trabajo personalizado que se ha convertido en una de las metodologías de productividad más famosas de los últimos años.
El Método Seinfeld es sencillísimo y sirve para facilitar la creación de hábitos de una manera rápida y visual. Tan solo es necesario para poder hacerlo un calendario y un rotulador.
El humorista recomienda al menos alargar el método durante 30 días, sin embargo, son diferentes las teorías sobre cuánto tarda en establecerse un hábito, aunque los estudios más relevantes hablan de cómo mínimo tres semanas.
Es difícil señalar cuál de estas metodologías de productividad es la mejor. El efecto de cada una de ellas variará dependiendo del objetivo que busquemos y sobre todo de nuestras capacidades.
Espero que en el artículo hayáis encontrado las herramientas necesarias para dejar de procrastinar o para trabajar con mayor productividad. No están todas las que existen, pero sí que existen todas las que están. En los comentarios os animo a que me expliquéis cuáles son las que usáis vosotros y cuál creéis que es la más efectiva.
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